Entenda o que são os controles internos

Muito se fala sobre a importância de controles internos e sistemas contábeis dentro de uma organização. Conforme (DAVILA e OLIVEIRA, 2002) "O controle interno não é um evento ou circunstância, mas uma série de ações que permeiam as atividades de uma organização, ações essas inerentes ao estilo adotado pela gerência da organização na condução de seus negócios ou atividades." O controle interno faz parte de um processo gerencial completo, que contempla as compras, vendas, faturamento, estando ligado às atividades operacionais fundamentais para a operação de um negócio.

Estes controles são de função gerencial, importantíssimo para o sucesso de um empreendimento. A gerência deve saber que um planejamento estratégico ou uma coordenação não assegura totalmente os objetivos pretendidos ou metas a serem cumpridas. Trata-se de um importante elemento das funções administrativas de uma organização, pois permite a avaliação do alcance dos objetivos estratégicos e operacionais. Quando implantados, são capazes de indicar as deficiências que impedem o alcance desses objetivos.

CONCEITO DE CONTROLES INTERNOS

Na leitura dos vários conceitos dados por vários autores que se ocuparam do assunto, nota-se que não existe um consenso sobre o conceito de controles internos.

O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, afirma que o significado de controle interno é: "O Controle Interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o seguimento das políticas executivas prescritas."

Para Almeida (1996, p. 50), "o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa".

O Instituto de Auditores Internos do Brasil, Audibra (1992, p. 48), registra: (...) controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a Alta Administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A Alta Administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização.

O controle interno não é somente entendido como um sistema de rotinas e procedimentos burocráticos que tenha de ser implementado exatamente como indicado nos livros e normas, para que funcione corretamente. O gerenciador da empresa irá determinar a capacidade de implantar sistemas de controle que apresentem condições favoráveis para a empresa, atendendo suas particularidades. O controle está diretamente relacionado com as demais funções do processo administrativo: planejamento, organização e direção. Representa um reflexo de todas as demais funções administrativas, propiciando a mensuração e a avaliação dos resultados da ação empresarial.

Em administração, segundo Chiavenato (1993, p. 262), existem três significados para a palavra controle, que são: a) Controle como função restritiva: serve para coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamento não aceitos. b) Controle como sistema automático de regulação: tem como objetivo manter um grau de fluxo ou funcionamento de um sistema. Dentro deste mecanismo de controle se detectam possíveis desvios ou irregularidades e proporcionam automaticamente a regulação necessária para voltar à normalidade; c) Controle como função administrativa: é o controle como parte do processo administrativo, assim como o planejamento, organização e a direção fazem parte.

O controle interno aborda a segregação de responsabilidades para se obter um controle interno eficaz, sua abrangência nos níveis estratégico, tático e operacional, assim como a inserção do controle interno em cada um destes níveis.

A IMPORTÂNCIA E OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS

Os controles internos têm como objetivos proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Para Fayol (1981, p. 139), o controle tem por objetivo "assinalar as faltas e os erros a fim de que se possa repará-los e evitar sua repetição".

Os sistemas contábeis e de controles internos têm as seguintes características:

a) Políticas - compreendem as diretrizes da administração a respeito das intenções da organização em relação a um determinado tema, que influenciarão na tomada de decisão em níveis inferiores, tendo em vista canalizar as decisões para os objetivos estabelecidos.

b) Objetivos - devem ser entendidos como planos estratégicos no amplo sentido. O estabelecimento de objetivos precede sempre a escolha das metas e seleção, implementação e manutenção dos sistemas que têm como finalidade o alcance dos objetivos.

c) Metas - são alvos quantificados, dentro de sistemas específicos. Devem ser identificadas em cada sistema, claramente definidas, mensuráveis, com adequado grau de realismo e consistentes com os objetivos estratégicos.

d) Proteção do patrimônio - compreende a forma pela qual são salvaguardados e defendidos os bens e direitos da empresa (custódia, controle e contabilização de bens, alçadas, normas, etc.).

e) Exatidão dos dados contábeis - correspondem a adequada precisão e observância aos elementos dispostos na contabilidade. A classificação dos dados dentro de uma estrutura formal de contas, através de um plano de contas que facilite o seu registro, preparação e contabilização.

f) Eficiência - compreende a ação ou força a ser posta em prática nas transações realizadas pela empresa, através de procedimentos bem definidos, cumprimento dos deveres e funções com a existência de pessoal qualificado, treinado para desenvolver suas atividades e adequadamente supervisionado por seus responsáveis, resultando na eficiência das operações.

g) Pessoal - os planos de políticas, sistemas e organização são utilizadas por pessoas. Na ausência de um quadro de pessoal adequadamente dimensionado, capaz, eficiente e motivado, a eficiência administrativa estará comprometida.

A Figura 1 a seguir demonstra a integração entre os procedimentos administrativos, de informação e contabilização.

Procedimentos Adiministrativos

Circuito de Informação

Contabilização

Segmentos de políticas eficientes	Captação de dados corretos e confiáveis	Situação financeira correta
Assegura a proteção aos ativos	Controles adicionais	Informação de acordo com os critérios e as normas estabelecidas
Evita fraudes		De acordo com os princípios da contabilidade
Operandin g segundo organogramas

Figura 1: Procedimentos administrativos, de informação e contabilização.

Fonte: Contabilidade Internacional - Oliveira ET Al. São Paulo. Editora Atlas. 2008.

BIBLIOGRAFIA

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo . São Paulo: Atlas, 1996.

AUDIBRA - Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras para o exercício da auditoria interna . 2ª ed. São Paulo: Audibra, 1992.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração . 4ª ed. São Paulo: Makron Books, 1993.

DAVILA, Marcos e OLIVEIRA, Marcelo. Conceitos e Técnicas de Controle Interno de Organizações . São Paulo. Nobel. 2002.

FAYOL, Henri. Administração industrial e geral . 9ª ed. São Paulo: Atlas,

1981.

OLIVEIRA, Alexandre ET Al. Contabilidade Internacional . São Paulo. Atlas. 2008.